Timbrado de nómina y complemento 1.2: guía completa para empresas con personal
El complemento de nómina documenta fiscalmente los pagos a empleados. Te explicamos qué es, cuándo aplica, cuántos días tienes para timbrarlo según tu número de trabajadores, y los errores más comunes al emitirlo.
¿Qué es el complemento de nómina?
Es el anexo fiscal del CFDI que documenta los pagos por sueldos, salarios y conceptos asimilados a salario. Es obligatorio para todo patrón con al menos un trabajador, conforme al Artículo 99, fracción III de la Ley del ISR. La versión vigente es el Complemento de Nómina 1.2, sobre CFDI 4.0.
¿Cuándo aplica?
Cuando pagas salarios, aguinaldo, prima vacacional, bonos, comisiones o cualquier retribución derivada de una relación laboral o asimilada a salarios. Aplica también cuando el pago fue $0 (por ejemplo, un trabajador con permiso sin goce de sueldo) - el CFDI se emite igual, reflejando percepciones y deducciones en cero cuando corresponda.
Datos clave que lleva
- •RFC del patrón y RFC/CURP del trabajador.
- •Periodo de pago y fecha de pago real.
- •Percepciones: sueldos, horas extra, aguinaldo, prima vacacional, comisiones.
- •Deducciones: ISR retenido, cuotas IMSS del trabajador, otras deducciones autorizadas.
- •Otros pagos: subsidio para el empleo, cuando el trabajador tiene derecho a él.
Plazo para timbrarlo según tu número de trabajadores
La regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal da una facilidad: no tienes que timbrar el mismo día del pago, sino dentro de una ventana de días hábiles que depende de cuántos trabajadores (o asimilados a salario) tengas registrados:
| Número de trabajadores | Días hábiles para timbrar |
|---|---|
| 1 a 50 | 3 días hábiles |
| 51 a 100 | 5 días hábiles |
| 101 a 300 | 7 días hábiles |
| 301 a 500 | 9 días hábiles |
| Más de 500 | 11 días hábiles |
Aunque se timbre dentro de esta ventana, la fecha de expedición que se registra en el CFDI es la fecha real en que se efectuó el pago, no el día en que se timbra.
La opción de CFDI mensual
En vez de timbrar un CFDI por cada pago (semanal, quincenal), la misma facilidad permite agrupar todos los pagos de nómina de un mes en un solo CFDI mensual, siempre que se calcule el ISR correspondiente a cada pago por separado dentro de ese mismo comprobante. Es común en empresas con nómina semanal que prefieren reducir el número de comprobantes.
CFDI de nómina vs. recibo de nómina
No son lo mismo. El CFDI de nómina es el archivo XML timbrado por un PAC ante el SAT - ese es el que tiene validez fiscal. El recibo de nómina (el PDF que firma o recibe el trabajador) es solo la representación impresa del XML, para que sea legible: no sustituye al XML ni tiene validez fiscal por sí mismo si no está respaldado por su CFDI correspondiente.
Errores comunes
- •CURP o RFC del trabajador mal capturado - el error más frecuente, causa rechazo o inconsistencias con el IMSS.
- •Confundirlo con una factura de ingreso normal - la nómina usa su propio tipo de comprobante (N) y uso CFDI (CN01), no el de una venta.
- •Periodo de pago incorrecto - genera inconsistencias al momento de la declaración anual del trabajador.
- •Catálogos desactualizados - el SAT actualiza periódicamente los catálogos del complemento (tipo de régimen, tipo de contrato, riesgo de puesto); usar una versión vieja puede provocar rechazos.
¿Qué pasa si no lo emito a tiempo?
El pago al trabajador sigue siendo válido, pero para el patrón el riesgo real es fiscal: sin el CFDI correspondiente, el gasto de nómina puede perder su deducibilidad para efectos del ISR (Art. 27 LISR exige el comprobante fiscal como requisito de la deducción). Además, un CFDI de nómina emitido sin los requisitos fiscales que le corresponden puede caer en las multas generales del CFF por comprobantes irregulares.
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