Contabilidad electrónica: quién debe llevarla y qué se envía al SAT
Qué es la contabilidad electrónica, quiénes están obligados, qué archivos se envían (catálogo, balanza, pólizas) y cada cuándo.
La contabilidad electrónica es la obligación de llevar tus registros contables en medios electrónicos y enviar cierta información al SAT por el Buzón Tributario. Muchos negocios la confunden con "tener un sistema contable"; en realidad es un envío con formato oficial.
¿Qué se envía?
- •Catálogo de cuentas con su código agrupador del SAT. Se envía una vez y cada vez que cambia.
- •Balanza de comprobación de cada mes.
- •Pólizas y auxiliares cuando la autoridad los solicita (en revisiones o requerimientos).
- •Balanza de cierre del ejercicio y ajustes, cuando corresponde.
Los archivos son XML con el formato que define el SAT; no se envían en Excel.
¿Quién debe llevarla?
En general, las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial y profesional que tributan en régimen general. Existen reglas de excepción para ciertos contribuyentes con ingresos bajos y para regímenes simplificados. Las personas físicas en RESICO tienen un tratamiento simplificado: confirma con tu contador qué te corresponde.
¿Cada cuándo se envía?
La balanza se envía mensualmente, dentro de los primeros días del segundo mes posterior al periodo (por ejemplo, la balanza de enero se envía en marzo). Consulta el calendario vigente del SAT porque la fecha puede ajustarse.
¿Qué necesito para cumplirla?
- Un catálogo de cuentas con el código agrupador asignado a cada cuenta.
- Pólizas que cuadren (cargos igual a abonos) y estén respaldadas por tus CFDI.
- Una balanza mensual generada desde esas pólizas.
- Tu e.firma vigente para enviar los archivos.
Errores comunes
- •Cuentas sin código agrupador o con uno incorrecto.
- •Balanza que no cuadra con las pólizas.
- •Pólizas sin respaldo de CFDI.
- •No enviar a tiempo: puede generar multas.
- •Enviar archivos en Excel en lugar de XML.
Cómo ayuda TimbraMX
El módulo de Contabilidad genera tu catálogo de cuentas, propone pólizas desde tus facturas, cobros, gastos y CFDI del SAT, concilia tu banco y calcula la balanza. Antes de enviar al SAT, valida con tu contador que el catálogo y el código agrupador sean correctos.
Preguntas frecuentes
¿La contabilidad electrónica es lo mismo que una factura electrónica? No: la factura documenta una operación; la contabilidad electrónica es el registro contable de todas tus operaciones.
¿Debo enviar las pólizas todos los meses? Normalmente solo se envían cuando el SAT las solicita; la balanza sí es mensual.
¿Qué pasa si no la envío? Puede haber multas y se considera incumplimiento de obligaciones fiscales.
¿Puedo hacerla yo mismo? Sí si tu sistema genera los XML con el formato correcto; si no, apóyate en tu contador.
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